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POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL MEDISHI MEDICINA SEGURIDAD E HIGUIENE INDUSTRIAL SAS

Este documento fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, el Decreto 886 de 2014, “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos” y el Decreto 1074 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”. A estas Políticas le serán aplicables todas las demás normas que complementen o sustituyan las anteriores.

AMBITO DE APLICACIÓN.

Este documento se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje MEDISHI MEDICINA SEGURIDAD E HIGIENE INDUSTRIAL SAS, en su calidad de Encargado del tratamiento de datos personales.

MEDISHI MEDICINA SEGURIDAD E HIGIENE INDUSTRIAL SAS es una sociedad

domiciliada en Bogotá, en la calle 77 A No. 12 – 35 con el correo electrónico: [email protected] y teléfono: 4432320.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013 el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normas aplicables.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  7. Las demás que sean aplicables en virtud de las normas que regulan la materia o según lo establecido en este documento.

DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
  4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
  6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
  7. Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
  8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  13. Dar Tratamiento, a nombre del Responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
  14. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
  15. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

DERECHO DE ACCESO.

El poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y consultar si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. Vías a través de las cuales se garantiza el derecho al acceso:

  1. Qué el Titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
  2. Qué el Titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.
  3. El derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de informarle al Titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

Se garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del Titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios habilitados para ello.

CONSULTAS.

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, se garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales:

  1. Se Habilitarán medios de comunicación electrónica o telefónicos que se consideren pertinentes.
  2. Se establecerán formularios, sistemas y otros métodos simplificados.
  3. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

En  cualquier  caso,  independientemente  del  mecanismo  implementado  para  la atención  de  solicitudes  de  consulta,  las  mismas  serán  atendidas  en  un  término máximo  de  diez  (10)  días  hábiles  contados  a  partir  de  la  fecha  de  su  recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

RECLAMOS.

De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 u cualquier otra norma aplicable, podrán presentar un reclamo, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la

fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

  1. Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo mal dirigido o que corresponde ser respondido por otra persona, se le dará traslado en la medida de las posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.
  2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el Encargado una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A

PRESENTAR RECLAMOS.

En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

  1. Los derechos de rectificación, actualización o supresión se podrán ejercer por:
  1. El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse
  2. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  3. Por estipulación a favor de otro o para otro.
  4. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

  1. La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios señalados en este documento y contener, como mínimo, la siguiente información:
  1. El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta
  2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
  3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
  4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS.

Se tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

Se habilitarán mecanismos que faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al Titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

SUPRESIÓN DE DATOS.

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

  1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
  2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados

EJERCICIO DEL DERECHO DE SUPRESIÓN.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos o bases de datos. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el Encargado y/o Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  1. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, se realizará operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, se establecerán mecanismos sencillos, de fácil acceso y gratuitos que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó y en los términos estipulados en la ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y normas modificatorias o complementarias.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que se deba dejar de tratar por completo los datos del Titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.

Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el Titular no está conforme. Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre Titular y Responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado. Los mecanismos o procedimientos que se establezcan para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento otorgado no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

PUNTO DE CONTACTO PARA LOS TITULARES. Se designa al área de Atención al Cliente o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales y dar trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

Calle 77 A No. 12 – 35; correo electrónico: [email protected] y teléfono 4432320.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. Nos esforzamos en proteger tanto a nuestros Usuarios como a nosotros mismos del acceso no autorizado o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de la información que poseemos. En particular: i) Revisamos nuestras prácticas de recopilación, almacenamiento y procesamiento de información, incluidas nuestras medidas de seguridad físicas, para protegernos frente al acceso no autorizado a los sistemas. ii) Restringimos el acceso a la información personal, a los empleados y contratistas que necesiten conocer tal información para procesarla por nosotros, y que estén sujetos a estrictas obligaciones contractuales de confidencialidad y puedan ser sancionados o despedidos si no cumplen con estas obligaciones.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y SU FINALIDAD.

El tratamiento de los datos personales estará contenido en la Política de Privacidad y Uso de información personal de MEDISHI MEDICINA SEGURIDAD E HIGIENE INDUSTRIAL SAS, como Responsable de los datos personales.

Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales que otorgará cada titular, se entenderá a partir de su vinculación con MEDISHI MEDICINA SEGURIDAD E HIGIENE INDUSTRIAL SAS, como Usuario, cliente y/o

tercero relacionado con esta y durante el ejercicio del objeto social de MEDISHI SAS, hasta la revocación de la autorización o cuando se haya finalizado la razón por la cual se obtuvieron los datos.